Digitalizar los procesos de Finanzas, Recursos Humanos, Compras o Tecnologías de la información sienta las bases del crecimiento, institucionaliza la gestión, optimiza las operaciones y el flujo de efectivo, entre otros beneficios, es parte de la gestión de la oficina moderna para aumentar la eficiencia y maximizar la productividad de sus empleados.
Con transformación digital y los avances tecnológicos, la gestión eficaz de la oficina moderna se encuentra en constante evolución, por lo que la digitalización del back office requiere de una arquitectura de microservicios y plataformas digitales que permitan su implementación, donde el modularidad de estas tecnologías las hace escalables y permite ajustarse a los cambios de las dinámicas del mercado.
El back office consiste en la función interna de las compañías que habilita su operación y está conformada por áreas como Finanzas, Compras o Adquisiciones, Recursos Humanos y Tecnologías de la Información, además de los centros de servicios compartidos.
En años recientes, estas han migrado a modelos de servicio que les permiten atender múltiples unidades de negocio, creando el concepto de servicios empresariales globales o global businees services (GBS).
Mediante un enfoque GBS, las organizaciones con múltiples unidades de negocio, ubicadas en distintos países o territorios, pueden concentrar sus funciones de back office para operarlas en un modelo centralizado a través de un marco transnacional.
En este sentido, la digitalización de los procesos de back office ha hecho posible que dichas funciones reconstruyan sus operaciones a partir de la conexión tecnológica con áreas internas y grupos de interés externos, con lo que las empresas se vuelven más agiles y altamente productivas, generando un mayor valor agregado.
Por lo regular, las actividades de back office que se automatizan se organizan en ciclos de negocio, como en el departamento de Finanzas, donde, se comienza por tareas relacionadas con la planeación; el registro y reportes financieros; la gestión de ingresos, egresos y activos fijos, y la administración de proyectos.
En el área de Compras, pueden digitalizarse los procesos de compras estratégicas y las relaciones con socios de negocio, además de gestionar contratos, requisiciones, adquisiciones, recepción de bienes y servicios, y pagos a proveedores.
Por su parte, en la función de gestión del capital humano habrá que considerar la administración de la experiencia integral del talento, es decir, atracción, aprendizaje y autoservicio de beneficios y compensaciones.
En el área de Tecnologías de la Información se puede digitalizar la gestión de riesgos, servicios, activos y operaciones tecnológicas, así como la de presupuesto y proyectos.
Este proceso implica, en ocasiones, cambios radicales en la manera de operar el negocio, desde la tecnología y los sistemas hasta los procesos, en los cuales el componente fundamental es la gente. Por lo tanto, para llevar a cabo la transformación es necesario comenzar por esta parte interesada, a través de un acompañamiento continuo y dejándole claro a cada individuo los beneficios tangibles de los que podrá disfrutar a raíz de los cambios transformacionales que vivirá el back office de la compañía.
Es necesario estar a tono con los requerimientos que marca el mundo moderno para estar a la altura de las necesidades de los usuarios de la oficina, independientemente de su giro y entrar así a la competencia global, actuar con dinamismo e inteligencia con base en las nuevas tecnologías.
